fredag 23. februar 2018

Hvordan fjerne like verdier (duplikater) i Excel

Et spørsmål jeg ofte får er om det er mlig å ta med seg kundedata fra et annet CRM-system eller Excel inn i eWay-CRM på en enkel måte. Det korte svaret er at det er mulig.

Er det så ingen utfordringer? Joda, det kan være. Én helt vanlig utfordring er duplikater.

La oss si at du har en Excelfil med all informasjonen om en kunde. Firmanavn, adresse, telefonnummer etc. I tillegg har du informasjonen om én eller flere kontakter i disse firmaene.
I eWay-CRM anbefaler vi at kundeinformasjonen splittes på to moduler. Firmaer og Kontakter. Det betyr to Excel-filer. Dersom et firma eksisterer flere ganger (duplikater) i firmamodulen så vil påfølgende import av kontakter i kontaktmodulen feile p.g.a. disse duplikatene. For å lykkes må du fjerne duplikater.

Så, hvordan fjerner man duplikater i Excel? Jo, det finnes en funksjon, under Datafliken, som heter...Fjern duplikater. Finurlig, ikke sant?


Framgangsmåten er slik:

Velg det området i Excel-arket hvor du ønsker å fjerne duplikater. Gjerne hele arket.
Gå til Data.
Klikk på Fjern duplikater.
Her skal du passe på at det er merket av for Mine data har overskrifter. Det er ikke påkrevet, men kan hjelpe deg med å fokusere.
Pass også på at du merker av for de kolonnene hvor du ønsker å sjekke for duplikater. I vårt tilfelle er det "Kontakt".
Klikk på OK.




Du vil da se at det bli fjernet 2 linjer i Excelarket. Du får også en bekreftelse på hvor mange verdier som er fjernet og hvor mange verdier som er igjen.

Gjør et forsøk og se hvor enkelt det er. Vi står klar til å hjelpe dersom du får problemer.

www.eway-crm.no