tirsdag 11. oktober 2016

Hvordan sette opp arbeidsflyt (Workflow) i eWay-CRM

Arbeidsflyt representerer et sett med steg som man må følge i en prosess; f.eks. under oppfølging av en salgsmulighet eller et prosjekt. Disse stegene tilsvarer en bedrifts interne prosedyrer og kan automatiseres i stor grad slik at alle i bedriften følger de samme stegene. Arbeidsflyt kan generere oppgaver, sende meldinger på e-post, sjekke at obligatoriske felt er fylt ut og påse at man har vedlagt de riktige dokumentene til en e-post.
eWay-CRM har en arbeidsflytmodul som bidrar til å automatisere oppgavene eller forretningsprosessene i en virksomhet. I eWay-CRM er det mulig å sette opp arbeidsflyt for Salgsmuligheter (Leads), Prosjekter, Markedsføring, Dokumenter, Produktpakker, Fravær og Bonus.

Arbeidsflytpanelet blir vist på toppen av dialogboksen.

clip_image002

De forskjellige fargene viser status på en arbeidsflyt.

 
clip_image003 Blå bakgrunn: Nåværende status.
clip_image004 Grønn bakgrunn: Status som kan velges.
clip_image005 Grå bakgrunn: Ikke aktiv.
clip_image006 Hvit bakgrunn: Status du klikket på før lagring.


eWay-CRM kommer med noen forhåndsdefinerte arbeidsflyter, men det er mulig å opprette sin egen arbeidsflyt. La oss sette opp en ny arbeidsflyt for en salgsmulighet.

Steg 1 – Opprett en ny type salgsmulighet.
  1. Klikk på Preferanser - Systemadministrasjon  på eWay-CRM båndet.
clip_image007
  1. Klikk Drop Down menus under Module settings og dobbelklikk på type: LeadType.
clip_image009
  1. Gå til FileAs feltet i pop-up vinduet. Skriv inn navn på nye typer and trykk TAB eller pil ned tasten på tastaturet. Du kan endre navn for andre språk.
clip_image011
  1. Klikk OK.
Steg 2 – Opprett en ny type arbeidsflyt for din type Salgsmulighet/Prosjekt.

Klikk på Workflow diagrams under Module settings og klikk New på hjemmefliken.

clip_image013
  1. Spesifiser Workflow name og velg Module og Type. Klikk OK.
clip_image014
  1. I det nye vinduet velger du Modify list of statuses.
clip_image016
  1. Lag en liste med statuser i feltet FileAs en etter en mens du trykker på TAB eller pil ned tasten på tastaturet. Klikk Finish.
clip_image018

Du kan flytte en status oppover og nedover eller slette den ved hjelp av knappene på høyre side av vinduet.

Steg 3 – Koble sammen statuser (Lage flyt mellom dem)
  1. Velg Create new flow using EXISTING status.
clip_image020
  1. Spesifiser relasjoner mellom «parent» og «child» statuser relations i det nye vinduet og klikk Next.
clip_image022
  1. I det neste steget kan du endre navn på en status og klikke Next.
clip_image024
  1. Velg hvilke brukergrupper som skal ha lov til å endre en status eller klikk Check All for å velge alle brukere. Klikk Next.
clip_image026
  1. Man kan også definere hendelser både før og etter at man endrer en status.
clip_image028

Disse hendelsene vil utløses i det man endrer status. Som eksempel kan systemet ved at man endrer status fra Proposal til Contract automatisk:
  • Opprette en påminnelse om å kontakte kunden om 2 uker.
  • Sende e-post til en bruker eller en gruppe med beskjed om å utstede en faktura.
  • Sjekke om alle obligatoriske felt på en faktura er fylt ut.
  • Sjekke om relasjon til viktige dokumenter er opprettet før man endrer status.
  1. Sjekk sammendraget av arbeidsflyten og klikk Finish.
Gjenta steg 1-6 for å sette opp relasjon mellom «forldre» og «barn» for alle statuser. Du vil ende opp med en tabell som vist nedenfor.

clip_image029

Dersom du får nehov for å endre eller slette en «parent-child» relasjon så gjøres dette fra Designer tab>Edit flow/ Delete flow.

clip_image030

Dersom du nå åpner en ny salgsmulighet så vil du være i stand til å velge en ny arbeidsflyt.

clip_image031