mandag 26. september 2016

Workflow–Arbeidsflyt

Arbeidsflyt, eller workflow, er å sørge for riktig informasjon, til riktig person, til rett tid for å utføre en oppgave.
Arbeidsflyt representerer et sett med steg som man må følge i en prosess; f.eks. under oppfølging av en salgsmulighet eller et prosjekt. Disse stegene tilsvarer en bedrifts interne prossedyrer og kan automatiseres i stor grad slik at alle i bedriften følger de samme stegene. Arbeidsflyt kan generere oppgaver, sende meldinger på e-post, sjekke at obligatoriske felt er fylt ut og påse at man har vedlagt de riktige dokumentene til en e-post.
Arbeidsflyt brukes ofte i salgsprosessen hvor man i første omgang finner potensielle kunder. Denne salgsmuligheten sendes til en selger som skal forøke å få til en avtale. Selgeren bruker CRM-verktøy som hendelser, oppgaver, e-postmarkedsføring, påminnelser og tilbud for å få til et salg.
For noen bedrifter stopper arbeidsflyten her når salget er i boks, men for mange bedrifter beveger arbeidsflyten seg kanskje over i en prosjektfase. I denne fasen opprettes et prosjekt, det utnevnes prosjektdeltakere, det defineres steg for prosjektet, det defineres oppgaver og det opprettes mål for prosjektet.
Mens man arbeider seg gjennom prosjektet vil man bli nødt til å administrere timelister, utgifter, milepeler og fakturere kunden. Her kommer regnskapsavdelingen inn i bildet for kreve inn penger og purre på ubetalte fakturaer.
Siste del at en arbeidsflyt kan være support. CRM-systemet har all kundehistorikk og gjør jobben for kundeservice enklere. De har all kommunikasjon med kunden på ett sted.
eWay-CRM har en arbeidsflytmodul som bidrar til å automatisere oppgavene eller forretningsprosessene i en virksomhet. I eWay-CRM er det mulig å sette opp arbeidsflyt for Salgsmuligheter (Leads), Prosjekter, Markedsføring, Dokumenter, Produktpakker, Fravær og Bonus. Systemet kommer med noen forhåndsdefinerte arbeidsflyter, men det er mulig å opprette sin egen arbeidsflyt. Jeg kommer tilbake til hvordan man gjør dette en annen gang.