mandag 26. september 2016

Workflow–Arbeidsflyt

Arbeidsflyt, eller workflow, er å sørge for riktig informasjon, til riktig person, til rett tid for å utføre en oppgave.
Arbeidsflyt representerer et sett med steg som man må følge i en prosess; f.eks. under oppfølging av en salgsmulighet eller et prosjekt. Disse stegene tilsvarer en bedrifts interne prossedyrer og kan automatiseres i stor grad slik at alle i bedriften følger de samme stegene. Arbeidsflyt kan generere oppgaver, sende meldinger på e-post, sjekke at obligatoriske felt er fylt ut og påse at man har vedlagt de riktige dokumentene til en e-post.
Arbeidsflyt brukes ofte i salgsprosessen hvor man i første omgang finner potensielle kunder. Denne salgsmuligheten sendes til en selger som skal forøke å få til en avtale. Selgeren bruker CRM-verktøy som hendelser, oppgaver, e-postmarkedsføring, påminnelser og tilbud for å få til et salg.
For noen bedrifter stopper arbeidsflyten her når salget er i boks, men for mange bedrifter beveger arbeidsflyten seg kanskje over i en prosjektfase. I denne fasen opprettes et prosjekt, det utnevnes prosjektdeltakere, det defineres steg for prosjektet, det defineres oppgaver og det opprettes mål for prosjektet.
Mens man arbeider seg gjennom prosjektet vil man bli nødt til å administrere timelister, utgifter, milepeler og fakturere kunden. Her kommer regnskapsavdelingen inn i bildet for kreve inn penger og purre på ubetalte fakturaer.
Siste del at en arbeidsflyt kan være support. CRM-systemet har all kundehistorikk og gjør jobben for kundeservice enklere. De har all kommunikasjon med kunden på ett sted.
eWay-CRM har en arbeidsflytmodul som bidrar til å automatisere oppgavene eller forretningsprosessene i en virksomhet. I eWay-CRM er det mulig å sette opp arbeidsflyt for Salgsmuligheter (Leads), Prosjekter, Markedsføring, Dokumenter, Produktpakker, Fravær og Bonus. Systemet kommer med noen forhåndsdefinerte arbeidsflyter, men det er mulig å opprette sin egen arbeidsflyt. Jeg kommer tilbake til hvordan man gjør dette en annen gang.

torsdag 15. september 2016

Migrering av data fra Business Contact Manager (BCM)

Microsoft Outlook med Business Contact Manager er et godt CRM-verktøy for små og mellomstore bedrifter som ønsker å forbedre prosessene innenfor kundeservice, markedsføring og salg. Når Business Contact Manager er installert vil den opptre som en del av Outlook. Mange tusen bedrifter har tatt i bruk BCM.

Sjokket ble stort når man plutselig innså at BCM ikke virker i Outlook 2016 og at Microsoft ikke lenger støtter eller utvikler løsningen. Valget man har er å forbli på en lavere versjon av Outlook eller finne en annen løsning. Forbli på Outlook 2013 er nok ikke et alternativ, men å finne en annen løsning som håndterer data fra BCM er heller ikke enkelt.

En løsning kan være eWay-CRM. Det er en add-in for MS Outlook, som tilbyr alt det BCM kan tilby og litt til, og den fungerer på alle versjoner av Outlook. Migrering av data fra BCM til eWay-CRM er noe bedriften som utvikler eWay-CRM kan gjøre for deg, uten at det koster skjorta. Riktignok kan du sikkert får med deg kunde- og kontaktinformasjon uten hjelp, men all kommunikasjon med kundene, slik som e-post, journaler, logger etc. vil du nok trenge hjelp til.

eWay-CRM er gratis for enkeltbrukere, med en begrensning på 500 MB lagringsplass.

Fortvil ikke. Ta en titt på www.eway-crm.no.


tirsdag 6. september 2016

Ikke verdens beste CRM! Bare akkurat den du trenger.

eWay-CRM er fullstendig bygget inn i Microsoft Outlook og fungerer med Outlook 2003/2007/2010/2013 og Outlook 2016. Det er dermed ikke behov for å hoppe mellom systemer og det er heller ikke behov for å kopiere data fra et system til et annet. Systemet er enkelt å bruke da man arbeider i et kjent miljø.

eWay-CRM kan automatisk overvåke e-post og knytte den til firmaer, kontakter, salgsmuligheter (leads), prosjekter og markedsføringsaktiviteter. Du kan alltid se all kommunikasjon med en kunde fra Outlook, selv om denne kommunikasjonen ble sendt eller mottatt av andre enn deg selv.

eWay-CRM er også integrert med MS Word og MS Excel, og sørger for at du raskt kan lagre tilbud, bestillinger og rapporter i eWay-CRM og knytte disse til kunde eller prosjekt, slik at alle dine kolleger har tilgang dataene.

Til forskjell fra mange andre CRM-systemer tilbyr eWay-CRM muligheten til å arbeide enten du har tilgang til internett eller ikke. eWay-CRM har en kopi (offline) av dataene på hver pc den er installert på og enhver endring synkroniseres med serveren så snart forbindelsen til internett er opprettet igjen. Dette sørger for at du og dine kolleger kan oppdatere møteinformasjon så snart møtet er over og ikke behøver vente i flere timer til man er tilbake på kontoret igjen.

fredag 2. september 2016

Prosjektstyring i eWay-CRM

eWay-CRM gir seg ikke ut for å være verdens mest avanserte prosjektstyringsverktøy. Likevel tilbyr prosjektmodulen i eWay-CRM muligheten til å administrere hele livssyklusen til et prosjekt.

Som prosjektlederens beste venn støtter denne modulen predefinerte arbeidsflyter (workflows) som sikrer at bedriftens interne prosedyrer følges og at prosjekter gjennomføres til rett tid. Det er også mulig å opprette egendefinerte arbeidsflyter.

Modulen tilbyr rask oversikt over både estimerte og virkelige prosjektverdier og holder orden på prosjektdeltakernes kostnader. Det er mulig å integrere eWay-CRM med bedriftens økonomisystem slik at salgsledelsen har oversikt over forfalte fakturaer eller kundens kjøp direkte i kundeoversikten i eWay-CRM.

Prosjektdeltakerne kan opprette prosjektjournaler for hvert prosjekt, slik at man kan lære av sine feil og unngå å gjøre samme feil senere i et lignende prosjekt. Prosjektleder har fullstendig oversikt over alle prosjekter som han eller hun leder.

Prosjekter i eWay-CRM kan suppleres med alle slags dokumenter som tilbud, kontrakter, møtereferater etc. Man vil også ha fullstendig oversikt over all inngående og utgående e-post. Slutt på all videresending av e-post. Alle prosjektdeltakeres e-post kan vises ett sentralt sted.

For å effektivisere prosjektleders oppgaver ytterligere blir prosjektdata samlet i predefinerte rapporter som blir gjort tilgjengelige i rapportmodulen. Disse rapportene sammenligner individuelle prosjekter, prosjektleders effektivitet og deltakernes produktivitet.