fredag 13. mai 2016

Automatiske svar i Microsoft Outlook 2016 (uten MS Exchange konto)

Automatiske svar i Microsoft Outlook 2016 (uten MS Exchange konto)
Det nærmer seg sommer og du reiser på ferie. Hva om noen sender deg en viktig e-post mens du er borte? La dine kolleger og kunder få vite at du ikke er på kontoret og informer dem om hvor de kan henvende seg. Dersom du ikke har en MS Exchange konto, men bruker f.eks. g-mail, live mail, outlook.com, hotmail eller tilsvarende og dermed ikke kan benytte deg av funksjonaliteten Automatiske svar, vil løsningen kunne være Outlook-regler. Det er viktig å forstå at for å få dette til å virke må Outlook kjøre og den må være satt opp til å se etter ny e-post. Det betyr altså at pc’n må bli stående på jobben mens du har ferie og det borger for en god ferie med familien.

1. Opprett en ny e-post som skal sendes som automatisk svar i MS Outlook.

image

2. Klikk på fliken Fil og velg Lagre som. Gi filen et navn og velg filtype Outlook-mal (*.oft).

clip_image005[5]

3. Klikk på Lagre.

4. Klikk på fliken Fil -> og velg Regler og varsler.

clip_image007[5]

5. Klikk på Ny regel.

clip_image009[5]

6. Klikk på Bruk regler på meldinger jeg mottar under Begynn med en tom regel. Klikk på Neste.

clip_image011[5]

7. Merk av for betingelser; f.eks. sendt bare til meg. Klikk på Neste.

clip_image013[5]

8. Merk av Svar ved hjelp av en bestemt mal og klikk på en bestemt mal under Trinn 2.

clip_image015[5]

clip_image018[6]

Klikk på Bla gjennom, lokaliser og velg folderen hvor malen er lagret. Velg malen og klikk Åpne.

clip_image020[6]

Klikk på Fullfør.

clip_image022[6]

Klikk på OK.

Klikk på Bruk for å aktivisere regelen.

Denne regelen sender det automatiske svaret én gang til hver avsender i én enkelt økt. En økt regnes fra når du starter Outlook til du lukker Outlook. På denne måten unngår du å sende flere svar til en avsender. Det er viktig å huske å deaktivere regelen når den ikke lenger skal brukes.